Organiser votre séjour

Classes de découvertes PEP Alsace : mode d’emploi

Le séjour scolaire doit s’inscrire dans le cadre du projet d’école. Il s’agit d’une organisation pédagogique et administrative, pour laquelle les PEP Alsace vous accompagnent afin de vous apporter aide et conseil.

Suivez les étapes...

1. A l’initiative de l’enseignant qui définit son projet

Choix du thème abordé, lieu du séjour… Première ébauche de coût. Les PEP Alsace posent une option de classe de découverte et vous établissent un devis.

Téléchargements :

2. Présentation du projet de voyage scolaire au Conseil d’école et aux parents d’élèves

En cas d’accord, signer le devis. Les PEP vous confirment alors l’option de séjour.

3. Mise en route du dossier pédagogique, administratif et financier

Signature d’une convention de séjour scolaire avec les PEP.
Une réunion de préparation est organisée avec le directeur du centre ou le responsable du secteur afin :

  • D’organiser le transport (avec l’aide des PEP sur demande)
  • De préparer le dossier à envoyer à l’IA sous couvert de l’IEN (les PEP vous fourniront les documents nécessaires à la constitution du dossier.)
  • D’organiser le séjour scolaire : planning, trousseau, renseignements obligatoires à fournir concernant les élèves…

Documents de l'Inspection Académique pour les classes du Haut-Rhin :

Pour les documents du Bas-Rhin, référez-vous à la page Documents utiles. Pour le Hors-Alsace, référez-vous aux documents de votre propre académie.

4. Organiser le financement de la classe de découverte (voir Financement)

  • Contacter les financeurs possibles (mairie, Conseil Général).
  • Définir l’échéancier de paiement avec les parents.

Pour les familles qui rencontrent des difficultés, il existe d’autres programmes de subventionnement possibles : JPA, secteur Solidarité des PEP, comité d’entreprise, mécénat…

5. Envoi du dossier administratif à l’IEN

  • Au plus tard 8 semaines (hors vacances scolaires) avant le jour du départ pour les séjours hors département.
  • Au plus tard 5 semaines (hors vacances scolaires) avant le jour du départ pour les séjours dans le département.

6. Présentation du projet définitif de voyage scolaire aux parents

7. Cas particuliers à signaler avant le séjour

Allergies, régimes alimentaires particuliers, prise de médicaments, anniversaires…
En cas d’allergie alimentaire, de prise de médicaments des formulaires spécifiques sont à remplir par les parents (document 7-8-10 dans le chapitre Santé du Guide de la Vie Scolaire dans le Haut Rhin).

Documents à distribuer aux parents :

Document à apporter lors de votre arrivée au centre d'accueil :

8. A l’issue du séjour scolaire

  • Bilan du séjour avec les PEP (pédagogique, financier…)
  • Exploitation et évaluation des acquis en classe
  • Bilan/compte-rendu aux parents, présentation des activités et des acquis des élèves.

Les garanties des classes de découvertes PEP Alsace

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