Organiser votre séjour

Classes de découvertes PEP Alsace : guide pratique pour chaque étape

Le séjour scolaire fait partie intégrante du projet pédagogique de l’école. Nous vous accompagnons à chaque étape, pour vous guider et vous conseiller dans l’organisation pédagogique et administrative de votre classe de découvertes.

Suivez les étapes...

1. A l’initiative de l’enseignant qui définit son projet

En tant qu’enseignant, cette première étape consiste à déterminer le centre, la période et la thématique de votre séjour. Pour vous aider dans vos choix, plusieurs supports sont à votre disposition :

Vidéos de présentation des centres :

Découvrez chaque centre, sa localisation, son organisation et ses spécificités grâce à nos vidéos. Cliquez sur les images ci-dessous pour accéder à la présentation de chaque centre.

 

Guides pédagogiques :

Selon le centre choisi, nos guides pédagogiques vous présentent l’ensemble des thématiques réalisables ainsi que les saisons appropriées. Chaque thématique peut être adaptée à l’âge et au niveau de vos élèves, que vous choisissiez une ou plusieurs activités.

• Centre La Roche : Guide pédagogique
• Centre La Chaume : Guide pédagogique
• Centre La Renardière : Guide pédagogique

En fonction de votre choix de centre et/ou de thématique, nous pouvons vous envoyer un premier devis et réserver votre créneau.
Votre thématique peut être ajustée ultérieurement, et un devis peut également être établi sans choix de thématique préalable.

2. Présentation du projet de voyage scolaire au Conseil d’école et aux parents

Vous présentez à vos équipes le centre choisi, la thématique sélectionnée et le devis correspondant. Une fois l’accord du conseil d’école obtenu, vous pouvez présenter le projet aux parents d’élèves. 

Pour vous accompagner, le directeur de centre ou le coordinateur pédagogique du centre peut se joindre à vous afin de répondre à toutes les questions et fournir toutes les informations nécessaires. 

Dans notre Padlet, transmis avec le devis, vous trouverez des vidéos explicatives pour faciliter la présentation aux parents, ainsi qu’un livret téléchargeable que vous pouvez leur remettre.

 Dès réception de la validation du conseil d’école et de la majorité des parents, vous pourrez signer le devis et confirmer votre séjour. 

 

3. Mise en route du dossier pédagogique, administratif et financier

 Signature de votre convention de séjour scolaire avec les PEP. 

Une réunion de préparation est organisée avec le directeur du centre ou le responsable du secteur afin de : 

• Valider la thématique de votre séjour. 
• Organiser le transport, avec l’appui des PEP sur demande. 
• Préparer le dossier administratif à enregistrer sur Sortisco. Les directeurs des centres PEP vous fourniront un accès à un Padlet regroupant tous les documents nécessaires à la constitution du dossier. 
• Planifier le séjour scolaire : élaboration du planning, constitution du trousseau, collecte des renseignements obligatoires concernant les élèves… 

4. Organiser le financement de la classe de découverte (voir Financement)

• Contacter les financeurs potentiels : mairie, conseil départemental, UNAT, Enfance Montagne… 
• Définir l’échéancier de paiement avec les parents. 

Pour les familles rencontrant des difficultés, d’autres dispositifs de financement peuvent être mobilisés : JPA, secteur Solidarité des PEP, comité d’entreprise, mécénat…

5. Envoi du dossier administratif

• Pour les écoles du Haut-Rhin et du Bas-Rhin, validez votre dossier au moins 6 à 8 semaines avant le départ afin d’assurer la conformité administrative et pédagogique. 
• Pour les écoles hors Alsace, validez votre dossier au moins 8 semaines avant le départ pour respecter les procédures administratives et garantir la conformité réglementaire. 

6. Présentation du projet définitif de voyage scolaire aux parents

Organisez une réunion avec les parents pour leur présenter le programme détaillé du séjour, valider les échéanciers de paiement et régler les derniers détails pratiques avec eux (horaires de départ, code blog…).

7. Cas particuliers à signaler avant le séjour

À transmettre aux centres (au moins 1 mois avant le séjour) : les régimes particuliers, les anniversaires, les PAI, ainsi que la liste prévisionnelle des élèves.
En cas d’allergies alimentaires ou de prise de médicaments, des formulaires spécifiques doivent être remplis par les parents (documents 7, 8 et 10 du chapitre Santé du Guide de la Vie Scolaire du Haut-Rhin).

Documents à transmettre aux parents avant le séjour :

• Exemple de trousseau hiver et printemps/automne
• Fiche sanitaire (qui sera à apporter sur le centre le jour de votre arrivée)

Document à apporter lors de votre arrivée au centre d'accueil :

• La liste de présence des élèves avec leurs coordonnées téléphoniques

8. A l’issue du séjour scolaire

• Avec les PEP : le dernier jour du séjour, faites le point sur les aspects pédagogiques et financiers.
• En classe : exploitez et évaluez les acquis des élèves.
• Avec les parents : transmettez un compte-rendu du séjour, présentant les activités réalisées et les compétences acquises par les élèves.